Een goede factuur: tien tips

Het maken en innen van een factuur moet snel en goed gaan. Hier wilt u zo weinig mogelijk (extra) werk aan hebben. Toch wemelt het in de bouw en installatiesector van late en wanbetalers. Wij zetten tien tips op een rijtje die het factureren makkelijk maken, en het ook tot een goed visitekaartje maken. 1. Waaruit bestaat de factuur?

Maak een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van waarvoor de klant betaalt. Omschrijf niet alleen met contractnummers, artikelcodes en andere administratieve termen. Refereer goed naar (contract) afspraken, wees gedetailleerd en splits onderdelen waar mogelijk uit. Met name een particuliere klant kweekt meer begrip voor een (hoge) rekening als hij ziet hoe het bedrag tot stand komt.  De roemruchte post ‘onvoorzien’ is hier een voorbeeld van. Specificeer. Verzand echter niet in futiliteiten. Vermeld duidelijk de BTW en het tarief. Een belangrijke voorwaarde om dit bedrag aftrekbaar te krijgen.

2. Check op fouten

Fouten in de factuur zijn ‘killing’. Controleer de rekening voor versturen niet alleen de bedragen, maar ook op adres, contactpersoon en spelfouten. Vraag bij email om een ontvangstbevestiging.

3 Duidelijk factuurnummer

Facturen moeten in Nederland altijd een factuurnummer hebben. Ontwikkel een systeem waarbij dit nummer ook als referentie voor verdere communicatie. Bij betaling en vermelding van dit nummer is in één oogopslag te zien welke factuur het betreft.

4. Eenvoudig betalen helpt

Eenvoud loont. Geef duidelijk aan hoe u betaald wilt worden, en geef de juiste naam weer die bij je rekening hoort. Geef duidelijk de betalingstermijn weer en refereer naar duidelijke algemene voorwaarden. Tip is om een per email verzonden factuur te voorzien van een link waarmee men doorlinkt naar bijvoorbeeld iDeal.

5 Snel factureren, snel innen

Lang wachten is dodelijk. Niet alleen voor de eigen cashflow, ook voor de perceptie van de klant. Voorkom onachtzaamheid door de voortschrijdende tijd. Maar wees ook niet te vroeg. Niets is erger dan een rekening voor het eindresultaat als de klus nog gaande is.

6. Stuur de factuur naar de juiste persoon/afdeling

Als u een factuur naar een groter bedrijf stuurt, stuur deze dan altijd naar de persoon die over de administratie gaan. Informeer in contractfase wie deze zaken voor zijn rekening neemt. Verzenden naar de ‘afdeling crediteurenadministratie’ kan altjid, een contactpersoon vermelden is beter. Dan kunt u ook de communicatie personaliseren.

7 Geef kortingen duidelijk weer

Laat de klant op de factuur duidelijk zien hoeveel en waarover hij korting krijgt. Geef het eigenlijke bedrag weer, en de rekensom die hierop wordt toegepast. Laat zien wat u weggeeft. Dit geeft de klant een prettiger gevoel als hij onder aan de streep kijkt.

8 Communiceer over uw factuur

Schroom niet te communiceren over de factuur. Vooral bij particulieren kan een ontvangstbevestigend telefoontje effectiever zijn dan een aanmaning. Mocht het toch tot een aanmaning komen. Wees hierin dan net zo duidelijk als in uw factuur: verwijs duidelijk naar de factuur, sluit een kopie bij, en omschrijf het traject zoals dat volgens u algemene voorwaarden geldt.

9 Documenteer wanbetalers

Veel ondernemers schakelen bij echte wanbetalers rechtsbijstand of een advocaat in. Zorg dat u ‘uw zaak’ goed heeft gedocumenteerd. Bewaar rekeningen, contracten en communicatie met uw klant zorgvuldig en gestructureerd. Dit komt het proces ten goede. Licht ook betrokken collegabedrijven en leveranciers in over deze betalingsproblemen. Openheid komt het eindresultaat ten goede.

10. Gebruik de factuur ook als marketinginstrument

Een factuur moet er, net als al uw communicatiemiddelen, professioneel uitzien. Goed briefpapier, met logo, bedrijfsgegevens en uniforme huisstijl. Een goede factuur kan een visitekaartje zijn voor een vervolgopdracht. Bovendien een aanleiding om bijvoorbeeld een klant een aanbieding te doen voor onderhoudswerk. Ook een factuur is een communicatie, dus een acquisitie-instrument.