Het maken en innen van een factuur moet snel en goed gaan. Hier wilt u zo weinig mogelijk (extra) werk aan hebben. Toch wemelt het in de bouw en installatiesector van late en wanbetalers. Wij zetten tien tips op een rijtje die het factureren makkelijk maken, en het ook tot een goed visitekaartje maken.
Maak een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van waarvoor de klant betaalt. Omschrijf niet alleen met contractnummers, artikelcodes en andere administratieve termen. Refereer goed naar (contract) afspraken, wees gedetailleerd en splits onderdelen waar mogelijk uit. Met name een particuliere klant kweekt meer begrip voor een (hoge) rekening als hij ziet hoe het bedrag tot stand komt. De roemruchte post ‘onvoorzien’ is hier een voorbeeld van. Specificeer. Verzand echter niet in futiliteiten. Vermeld duidelijk de BTW en het tarief. Een belangrijke voorwaarde om dit bedrag aftrekbaar te krijgen.
2. Check op fouten
Fouten in de factuur zijn ‘killing’. Controleer de rekening voor versturen niet alleen de bedragen, maar ook op adres, contactpersoon en spelfouten. Vraag bij email om een ontvangstbevestiging.
3 Duidelijk factuurnummer
Facturen moeten in Nederland altijd een factuurnummer hebben. Ontwikkel een systeem waarbij dit nummer ook als referentie voor verdere communicatie. Bij betaling en vermelding van dit nummer is in één oogopslag te zien welke factuur het betreft.
4. Eenvoudig betalen helpt
Eenvoud loont. Geef duidelijk aan hoe u betaald wilt worden, en geef de juiste naam weer die bij je rekening hoort. Geef duidelijk de betalingstermijn weer en refereer naar duidelijke algemene voorwaarden. Tip is om een per email verzonden factuur te voorzien van een link waarmee men doorlinkt naar bijvoorbeeld iDeal.
5 Snel factureren, snel innen
Lang wachten is dodelijk. Niet alleen voor de eigen cashflow, ook voor de perceptie van de klant. Voorkom onachtzaamheid door de voortschrijdende tijd. Maar wees ook niet te vroeg. Niets is erger dan een rekening voor het eindresultaat als de klus nog gaande is.
6. Stuur de factuur naar de juiste persoon/afdeling
Als u een factuur naar een groter bedrijf stuurt, stuur deze dan altijd naar de persoon die over de administratie gaan. Informeer in contractfase wie deze zaken voor zijn rekening neemt. Verzenden naar de ‘afdeling crediteurenadministratie’ kan altjid, een contactpersoon vermelden is beter. Dan kunt u ook de communicatie personaliseren.
7 Geef kortingen duidelijk weer
Laat de klant op de factuur duidelijk zien hoeveel en waarover hij korting krijgt. Geef het eigenlijke bedrag weer, en de rekensom die hierop wordt toegepast. Laat zien wat u weggeeft. Dit geeft de klant een prettiger gevoel als hij onder aan de streep kijkt.
8 Communiceer over uw factuur
Schroom niet te communiceren over de factuur. Vooral bij particulieren kan een ontvangstbevestigend telefoontje effectiever zijn dan een aanmaning. Mocht het toch tot een aanmaning komen. Wees hierin dan net zo duidelijk als in uw factuur: verwijs duidelijk naar de factuur, sluit een kopie bij, en omschrijf het traject zoals dat volgens u algemene voorwaarden geldt.
9 Documenteer wanbetalers
Veel ondernemers schakelen bij echte wanbetalers rechtsbijstand of een advocaat in. Zorg dat u ‘uw zaak’ goed heeft gedocumenteerd. Bewaar rekeningen, contracten en communicatie met uw klant zorgvuldig en gestructureerd. Dit komt het proces ten goede. Licht ook betrokken collegabedrijven en leveranciers in over deze betalingsproblemen. Openheid komt het eindresultaat ten goede.
10. Gebruik de factuur ook als marketinginstrument
Een factuur moet er, net als al uw communicatiemiddelen, professioneel uitzien. Goed briefpapier, met logo, bedrijfsgegevens en uniforme huisstijl. Een goede factuur kan een visitekaartje zijn voor een vervolgopdracht. Bovendien een aanleiding om bijvoorbeeld een klant een aanbieding te doen voor onderhoudswerk. Ook een factuur is een communicatie, dus een acquisitie-instrument.
Meer berichten
-
Premium
Doorgroeien als warmtepompspecialist
Warmtepompspecialisten zijn populair. Hier het verhaal van Eppink Installatietechniek, dat overgenomen is door Saman Groep. Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Derk Wassink
De energie spat er vanaf bij Derk Wassink (44), directeur van Wassink Installatie uit Doetinchem.… Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Hans Obbink
Een zinken goot langs een molen of installatiewerk in een serie nieuwbouwhallen: Hans Obbink doet alle klussen met plezier. Een portret. Lees verder →
-
Premium
Viega World: technische kijkdoos
Installatie.nl bezocht het pas geopende Viega World in Attendorn (D.) Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Sander Wouterse
‘Een niet in te halen achterstand’ had Sander Wouterse na de basisschool, vonden zijn leraren. Met inmiddels een eigen installatiebedrijf en 16 man in dienst, bewees hij het tegendeel. Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Wim van der Vloed
136 jaar oud en nog helemaal bij de tijd. Van der Vloed Technische Installaties uit… Lees verder →
-
Premium
Holland Warmte: voorsprong in het veld
Het moederbedrijf van Remeha neemt installateur Holland Warmte over. Wat zijn de plannen? Marianne en Theo van Triet aan het woord. Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Rutger Hendriksen
De sprong in het familiebedrijf kwam op zijn 24ste misschien wat vroeg, maar Rutger Hendriksen… Lees verder →
-
PremiumPremium
Software bepaalt juiste warmtepomp-keuze
Hoe DTG met slimme software supersnel warmtepompinstallaties samenstelt. Lees verder →
-
Premium
Installateur in beeld: Jeroen Feiken
Hij is de vierde generatie in het service- en installatiebedrijf Feiken Verwarming. Met gemengde gevoelens… Lees verder →