Bedrijfsaudit CO-certificatie is altijd even spannend

De bedrijfsaudit is het uiteindelijke sluitstuk van het certificeringstraject CO certificatie. In deze blog wissel ik van gedachten met Erik Hafkamp van CO-certificatie.nl. Hoe gaat de audit in zijn werk. En wat als er iets niet goed (genoeg) is?

Dit is een blogserie van Peter Deckers over de gevolgen van de Gasketelwet voor installatiebedrijven en monteurs. Lees hier eerdere afleveringen.

Erik en ik ontmoetten elkaar voor het eerst tijdens een Podcast bij het vaktijdschrift Installatie.nl. Erik is een voormalig auditor van KIWA en weet als geen ander te beschrijven hoe een audit wordt moet worden uitgevoerd.

In principe bieden eenzelfde soort service, namelijk digitale applicaties om het werk volgens de regels te doen, en de administratie te vereenvoudigen. En we vissen in dezelfde vijver, toch kunnen we goed samenwerken en samen optrekken op het gebied van kennisdeling. Het doel van mijn bedrijf Maintenanz is zowel kennis delen, en ervoor zorgen dat de applicaties makkelijk inpasbaar zijn in de dagelijkse werkzaamheden.

De spanning neemt toe…. de bedrijfsaudit

Erik vertelt: ‘Een eerste bedrijfsaudit wordt door bijna iedereen als spannend ervaren. Zo gek is dat helemaal niet, want er komt natuurlijk een wildvreemde kijken of jij je werkprocessen op orde hebt en je kunt het gevoel erbij hebben dat je niet mag falen. Deze wildvreemde is een werknemer van een Certificeringsinstelling (een zogeheten CI). Wat velen niet weten is dat een auditor, want zo heet een man of vrouw die op bezoek komt, een duidelijke doelstelling mee heeft gekregen van de CI. De doelstelling is: het verstrekken van een bedrijfscertificaat volgens de NHK, de BRL K25000 of de BRL 6000-25. Gniffelend rondlopen met getrokken rode en gele kaarten is zeker niet het uitgangspunt.’

De grote dag

Je hebt een aantal offertes aangevraagd bij de CI’s en je hebt een contract getekend bij de CI van jouw keuze om een audit te laten uitvoeren. Je hebt ervoor gezorgd dat je monteurs het Vakmanschap CO hebben behaald en je hebt je Kwaliteitshandboek gemaakt.

Er wordt een datum afgesproken waarop de auditor op bezoek gaat komen. Het bezoek bestaat uit een audit van de bedrijfsprocessen (die vastgelegd zijn in het kwaliteitshandboek) en de project audit, aan de ketel (s).

Erik geeft aan: ‘Zorg ervoor dat je tijdig een offerte hebt aangevraagd en een opdracht hebt gegeven voor het uitvoeren van de audit. Daarbij is het van belang dat bij de aanvraag voor de offerte de juiste gewenste norm wordt gekozen. Lees hiervoor de blog over het kwaliteitshandboek CO-certificering“.

Wat zijn de spelregels?

De basis van de afspraken tussen de CI en de installateur zijn vastgelegd in een contract. Dit contract beschrijft hoe vaak een bezoek wordt gebracht, uiteraard tegen welke financiële vergoeding, maar ook aan welke spelregels beide partijen zich moeten houden. Zo rond een uur of negen zal de auditor (M/V) zich melden bij het bedrijf. Vooraf heeft de auditor een auditprogramma gestuurd. Dit auditprogramma wordt meestal één tot twee weken van tevoren opgestuurd.  Grofweg bestaat een audit uit drie delen.’

Deel 1 van de audit

Wat gebeurd er nu precies op de dag van de audit? Erik legt uit: ‘Het eerste deel zal bestaan uit vragen over algemene informatie van het bedrijf, zoals: Wie zijn de betrokken bij de CO certificering in het bedrijf? Wat voor activiteiten voert het bedrijf uit? Wat is de geschiedenis van het installatiebedrijf? Wat is de norm ( Bijvoorbeeld de BRL K25000 ) die van toepassing is? Wat is het toepassingsgebied? Heb je een kwaliteitshandboek?’

Deel 2 van de audit

Dan gaat het meer in detail. Erik geeft aan dat deel twee van de audit het grootste deel van de tijd in beslag neemt. In dit tweede deel wordt het kwaliteitshandboek doorlopen en worden er vragen gesteld over de inhoud van het boek. Hoe beheer je het kwaliteitshandboek? Welke normen heb je in beheer? Verder kan er gesproken worden over bijvoorbeeld het meetmiddelenbeheer, afwijkingen en klachten. Er wordt ook gekeken naar de Vakmanschap CO-diploma’s, uitgevoerde interne controles van medewerkers en registraties van deze controles. 

Verder wordt er in dit tweede deel ook gekeken naar projectregistraties. Een auditee (want zo wordt jouw installatiebedrijf genoemd door de CI) moet kunnen aantonen hoe de inbedrijfstellingen zijn uitgevoerd. Dit houdt in dat er bij projecten registraties van uitgevoerde werkzaamheden moeten zijn. Met andere woorden: een auditee moet kunnen laten zien dat er checklisten zijn ingevuld. Dat kunnen digitale checklisten zijn uit een ERP softwaresysteem (Syntess, ENK, Serviceplanner, etc.), maar ook checklisten die zijn opgenomen in een digitaal handboek of een telefoon/tablet applicatie (Gasketel Checklist App of de Maintenanz App). Uiteraard zijn ook ouderwetse papieren checklisten toegestaan. Het belangrijkste is dat je de registraties kunt aantonen. 

Deel 3 van de audit

De derde fase bestaat uit een praktijkbezoek. Dit houdt in dat de auditor een aantal projecten (installaties) wil bezoeken en daarbij medewerkers wil spreken. Een auditor is gespecialiseerd in het stellen van open vragen, waardoor diegene die de vragen ontvangt deze vragen niet kan beantwoorden met een eenvoudige ja of nee. De auditor probeert te achterhalen of medewerkers zijn geïnformeerd over het kwaliteitssysteem en het kwaliteitssysteem ook begrijpen. De doelstelling van een auditor is om een installateur te laten slagen en zal dus ook alle mogelijke moeite doen om de monteur op zijn of haar gemak te stellen. De doelstelling is zeker niet om een monteur ‘bij de enkels af te zagen’ door hele lastige vragen te stellen in ingewikkelde taal. De doelstelling is de monteur zodanig te ondervragen dat kan worden aangetoond dat de monteur datgene doet wat in de procedures staat beschreven. Als de monteur een Vakmanschap-CO diploma heeft en weet waarover de technische inhoud gaat, is dit natuurlijk een groot voordeel, geeft Erik aan.

Het rapport

Tijdens de audit zal de auditor veel opschrijven. Dit doet de auditor om na afloop een volledig en juist rapport te kunnen schrijven. De Certificerende Instelling waarvoor de auditor werkt, moet aan het bovenliggende orgaan (de Raad voor Accreditatie) kunnen aantonen waar de auditor aan het werk is geweest, welke projecten zijn bezocht, met welke personen gesproken is en waarom het gerechtvaardigd is dat het installatiebedrijf wel of niet een certificaat heeft ontvangen.

Afronding van de audit

Na afloop van de interviews zal de auditor verslag uitbrengen aan de directie van het installatiebedrijf. De auditor geeft dan een samenvatting van de bevindingen en vertelt of een positief advies tot certificering gegeven kan worden. De afgelopen periode heeft geleerd dat een groot deel van de installateurs direct slaagt, vertelt Erik. Ook vanuit Maintenanz kunnen we dat beamen, en velen zijn al met digitale applicaties toe te passen, geslaagd voor hun Certificering.

Wanneer het niet goed (genoeg) is

Erik vertelt: ‘Een aantal installateurs heeft het huiswerk nog een keer over moeten doen. In die gevallen is een afwijking van de standaard vastgesteld. Deze zogeheten non-conformiteit zal moeten worden opgeheven. Een non-conformiteit over een niet-gekalibreerd rookgasanalysemeetapparaat is snel te repareren, maar een afwijking die gaat over niet goed geïnformeerde medewerkers of medewerkers die niet het beschreven proces volgen is van een andere orde. In dat laatste geval zou het kunnen zijn dat de CI nog een keer extra op bezoek komt om te controleren of de medewerkers wel goed zijn geïnformeerd en wel datgene doen wat ze moeten doen.’

Het verstrekken van het certificaat

De auditor beslist uiteindelijk niet of het zo gewenste certificaat daadwerkelijk wordt afgegeven. Binnen de CI zijn certificeringsdeskundigen werkzaam die de audit rapporten beoordelen. Deze certificeringsdeskundige controleert of de rapportage volledig is, genoeg bewijslast beschikbaar is en of de auditor een correct en volledig programma heeft gevolgd. Deze controle is voorgeschreven in normen waar een CI zich aan moet houden. De CI wordt dus door de RvA gecontroleerd.

Als alle stappen zijn doorlopen, zal het certificaat worden verstrekt en zal deze worden toegestuurd.