Leg al je werk aan cv-ketel vast

Voor mij zijn het vastleggen van je werkzaamheden en de toesteldata het belangrijkste van de CO-certificering. Maar hoe doe je dat? Dat leg ik je uit in deze aflevering van de blog over de CO-certificering. Leg je de werkzaamheden en data nog niet goed vast? Dan is dit het moment.

Een groot deel van de CO-certificering is de projectcontrole, waarbij je de uitgevoerde werkzaamheden aan het toestel en bevindingen bij onderhoud, storing of inbedrijfstelling goed vastlegt.

Lees hier de andere blogs van Peter Deckers over de Gasketelwet, Vakmanschap CO en de CO-certificering.

Projectcontrole: alle data, liefst met historie

Klant, toestel, meetgegevens, checklist, onderdelen, opmerkingen, gewerkte tijd en handtekening. Het liefst met historie. Meer hoeft het niet te zijn. Maar we weten ook: dit werk is voor de ene installateur iets wat hij al jaren doet, voor de ander een administratieve last waar hij als een berg tegenop ziet. Maar het wordt een must.

Dit verplichte onderdeel van de CO-certificering levert bij installateurs veel vragen op:

• Waarom zou ik dat doen?
• Hoe begin je eraan?
• Wat registreer je bij een toestel?
• Is dat niet veel werk?
• Wat kost dat wel niet?

Verschillende manieren van rapporten maken

Als het goed is zijn de werkzaamheden straks niet veel anders dan nu wettelijk vastgelegd. Iedereen die nu al rapporten maakt, heeft hiervoor z’n eigen manier van werken. Het varieert in de praktijk van papierenvastlegging, een printje uit de rookgasmeter, een eigen PDF met de mogelijkheid velden handmatig in te vullen, tot gebruik van een ERP-systeem dat wél of niet al is aangepast om rapportages te maken over het toestel.

Diegenen die geen rapport maken zijn natuurlijk sneller klaar met hun werkzaamheden. Natuurlijk, minder uitgevoerd = sneller klaar. Met een korte haal ben je altijd sneller thuis.

Let op: zonder een goed rapport onderhoud uitvoeren of een storing oplossen mag niet meer volgens de nieuwe BRL. Ook de registratie van nieuwe toestellen moet straks voorzien zijn van een inbedrijfstellingsrapport. Tevens moet de historie 10 jaar lang beschikbaar blijven. De korte klap wordt straks dus een foute klap.

Waarom zou ik dat doen?

In de eerste plaats omdat het straks moet. Maar dat is niet de enige reden.

Er zijn nu al tal van installateurs die al rapporten maken zonder dat er een certificering om vraagt. Ze moeten niks, maar doen dat toch. Maar ze doen dat wél, om vast te leggen wat ze aantreffen bij het toestel, wat ze zien, wat ze meten en welke werkzaamheden ze uitvoeren aan het toestel. De certificering zit daar niet voor niks tussen. Ook zonder certificering is het belangrijk metingen en bevindingen vast te leggen.  

Wie, wat en wanneer en hoe. Niet alleen voor het moment maar ook voor later. Zo toon je aan hoe de situatie was bij het vertrek van de monteur. Een compleet rapport stelt je in dan ook in staat om gepast te reageren bij problemen of vragen, en dient als bewijslast naar je klant of opdrachtgever. In het rapport staan ook foto’s van de opstelling en situatie. Al is het maar een vraag over gebruikte onderdelen of over een opmerking van de monteur. Historie is belangrijk, en zorgt ervoor dat je je werk sneller en beter kunt doen. Ook  voor de monteur die kan zien wat zijn collega bij het vorige bezoek heeft gerapporteerd of heeft gebruikt aan materialen.

Hoe begin ik aan zoiets?   

Kijk eens naar de mogelijkheden van je eigen systeem. Er zijn programma’s die met de komst van de CO-certificering hun software hebben aangepast en hun klanten een checklist aanbieden. Als je lid bent van Techniek Nederland kun je ook hun rapporten gebruiken. Je mag natuurlijk ook een eigen checklist maken. Houd er dan rekening mee dat deze wel voldoet aan de BRL. Probeer papieren oplossingen te vermijden, dat kost veel tijd en er zijn voldoende digitale oplossingen beschikbaar. Er zijn ook digitale oplossingen die mogelijk aan je bestaande klantenbestand gekoppeld kunnen worden, of deze gegevens overnemen. Een goed systeem kan een uitstekende bijdrage leveren om te voldoen aan de regels om gecertificeerd te worden en te blijven. Slimme tools kunnen buiten de gebruikelijke rapportgegevens ook meettoestellenregistratie, ingangscontrole en documentbeheer bevatten, en daarmee het opvolgen van het kwaliteitshandboek vergemakkelijken.   

Wat registreer je bij een toestel?

In de BRL 6000-25 in bijlage 3 en 4 staat vermeld wat je in het rapport dient te vermelden. Dat blijkt nog een hele waslijst te zijn. Als je een checklist hebt, kun je deze het best eens langs de BRL leggen, zodat je geen opmerkingen krijgt tijdens de projectcontrole.

Is dat niet veel werk?

Alles kost tijd. Afhankelijk van het systeem en de mogelijkheden die het heeft, zal er tijd geïnvesteerd moeten worden.  Veel ligt er ook aan hoe je nu zelf je werkzaamheden uitvoert.

Heb je alles digitaal, dan kun je vaak al klant- en toestelgegevens in het nieuwe systeem overzetten. Werk je met een klantenkaart of heb je je klant-/toestelgegevens niet digitaal beschikbaar, dan is nu het moment om dit aan te pakken. Dat kan door het handmatig over te kloppen in het nieuwe systeem, maar misschien schoon je liever je klantenbestand eens op en begin je met een leeg bestand dat je aanvult naarmate de werkzaamheden vorderen. Zo heb je straks een bestand dat alleen maar uit relevante klanten bestaat.

Lange termijn: veel tijd besparen

Afhankelijk van het systeem kun je al een groot deel van deze werkzaamheden op kantoor uitvoeren. Bij het eerste bezoek kun je de toestel gegevens nog een extra contoleren, foto’s erbij en alles weer up to date. Ja dat kost tijd. Heb je dit allemaal goed voor elkaar, dan zul je met een systeem dat de historie kan ophalen, bij het volgende bezoek zonder moeite snel een rapport gereed hebben. Aanmelden, afmelden, registreren en rapporteren snel en correct. Met het juiste systeem bespaar je veel tijd in je dagdagelijkse werk!

Wat kost dat wel niet?

Dat is weer afhankelijk van welk tool/checklist je kiest. Heeft je huidige software-aanbieder een update in zijn systeem staan, maak je zelf een checklist, of gebruik je een gratis versie van een Techniek Nederland?

Wat brengt het op?

Er zijn al slimme systemen vanaf € 1.00 per dag. Verdeel dat over het aantal rapporten dat je verwacht te maken, dan is de rekensom snel gemaakt. Voordat ik iets koop denk ik: “ Wat brengt het me?” Maakt het mijn werk gemakkelijker, is het mijn investering waard? Is de tijd die ik er in moet steken de moeite om er mee te beginnen, en wat is het alternatief? Ik kijk niet naar wat het kost, maar naar wat het me opbrengt. Zo heeft ieder zijn eigen reden om een keuze te maken. Uiteindelijk ben ik minder tijd kwijt aan het maken van het rapport, en kan meer aandacht aan de ketel geven. Want daar kwam ik voor. Wat vaststaat, is dat slimme tools veel tijdsbesparing kunnen opleveren.

Meer info over de certificering in mijn volgende blog.