Van specialist in vacuümtechniek naar producent van cleanrooms

In Brabant, nog specifieker Eersel, staat een parel van de Nederlandse techindustrie. Eentje die regelmatig een FD Gazellen Award in de wacht sleept voor de indrukwekkende omzetgroei – jaar op jaar. Het is het familiebedrijf van de familie Ferguson, opgericht in 1997 onder de naam Fergutec B.V. als specialist in vacuümtechniek. Onder leiding van Niels Ferguson groeide het uit tot full-service producent. De enige tot op heden in Nederland.

De transformatie van het bedrijf, waarbij stofarme ruimtes – zogenaamde cleanrooms – aan het portfolio werd toegevoegd, begon zo’n twintig jaar geleden. Die markt liet destijds groeikansen zien, mede door de groeiende behoefte aan het controleren en reguleren van in de lucht zwevende deeltjes tijdens kritische processen. Er volgden nog enkele mijlpalen zoals de registratie van ProCleanroom als merknaam en de stap van louter distributeur naar producent in 2016.

Naast het ontwerpen van hoogwaardige cleanrooms, flowkasten en laminaire flow units voor laboratoria, productieomgevingen en onderzoeksinstellingen zorgt ProCleanroom ook voor de levering en installatie. Tot de klanten behoren organisaties in de medische technologie, chipindustrie, farmaceutische industrie, lucht- en ruimtevaart, voedingsmiddelen- en hightechindustrie. In het portfolio zitten klinkende namen als ASML, Philips, Abbott, Friesland Campina, VDL, KLM, ESA en TNO.

De stap naar productie: nieuwe uitdagingen

Toen het familiebedrijf in 2016 de stap maakte van distributeur naar producent, groeide de complexiteit van de bedrijfsvoering in hoog tempo. Als distributeur functioneerde ProCleanroom voornamelijk als verkooporganisatie die advies gaf, met beperkte behoefte aan geavanceerde ERP-functionaliteit. Het ERP-systeem werd op dat moment voornamelijk gebruikt voor financiële administratie, boekhouding en facturatie, naast enkele basisfuncties voor offertes, verkooporders en pakbonnen.

Maar de overgang naar fabrikant introduceerde veel nieuwe elementen in de bedrijfsvoering: projectmanagement, materiaalbonnen, stuklijsten en voorraadbeheer werden opeens essentieel. ProCleanroom wilde bovendien proactief beleid kunnen voeren en maximaal inzicht krijgen in de bedrijfsprocessen om weloverwogen beslissingen te nemen.

De aard van de projecten bracht extra uitdagingen met zich mee. De complexiteit varieert sterk: van kleine cleanrooms van enkele vierkante meters tot enorme ruimtes van 1600 vierkante meter, met projectwaarden tussen de vijfduizend euro en twee miljoen euro. Elk project vereist bovendien klantspecifieke afstemming via een User Requirement Document, gevolgd door engineering, modelleren in 3D-software, inkoop en de realisatie op locatie inclusief opleveringen en validatiemetingen.

Tegelijkertijd moest ProCleanroom omgaan met toenemende regelgeving, vooral in de farmaceutische industrie, en ook nog eens flexibel omgaan met veranderingen in de markt. Denk bijvoorbeeld aan de effecten van de coronapandemie die resulteerden in lange levertijden en verstoringen in de toeleveringsketen. Al deze factoren samen onderstreepten de noodzaak om het bestaande systeem verder uit te breiden en te integreren, zodat het kon meegroeien met het bedrijf en alle processen kon stroomlijnen.

De situatie nu

Al sinds 2009 maakt ProCleanroom gebruik van Inventive, een van de ERP-systemen van ECI Software Solutions. Het werd destijds gekozen met de toekomstige bedrijfsplannen in gedachten en de wens om alle bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Door de jaren heen is het gebruik van het systeem meegegroeid met de ambities van het bedrijf en wordt continu samen met ECI gewerkt aan verdere optimalisatie.

Momenteel gebruikt ProCleanroom het systeem voor diverse processen, zoals de materiaalbonnen die dienen als gedetailleerde ‘boodschappenlijsten’ voor projecten. Deze bonnen specificeren precies welke materialen nodig zijn, inclusief de bijbehorende artikelen, de actuele voorraad en benodigde inkoop. Dit heeft geleid tot een verbetering van de levertijden en exacter voorraadbeheer. Inventive wordt ingezet voor verkoop, voorraadbeheer, inkoop, CRM, projectregistratie en claims. Daarnaast is het vastleggen van serienummers en het gebruik van digitale servicebonnen in gang gezet. “Inventive helpt ons om processen te structureren, kwaliteit te borgen en grip te houden op onze projecten”, benadrukt Niels Ferguson, managing director van ProCleanroom.

Het bedrijf is nu bezig met de integratie van voorcalculaties, die voorheen in Excel werden gedaan. Dit geeft volledig inzicht in de begroting van projecten en maakt het mogelijk om kosten af te zetten tegen de begroting, waardoor er meer grip komt op financiële prestaties. Daarnaast werkt ProCleanroom aan de implementatie van de servicemodule, waarmee het onderhoud van geïnstalleerde cleanrooms beter beheerd kan worden. Dit is vergelijkbaar met het APK-systeem voor auto’s. Daarnaast kijkt de producent naar de implementatie van de Inventory app voor het optimaliseren van het magazijnbeheer, naar het stroomlijnen van het serviceproces en naar declaratiefuncties.

Efficiëntieslag en betere besluitvorming

Dankzij Inventive heeft ProCleanroom een flinke efficiëntieslag kunnen maken. De doorlooptijd van projecten is verkort en de foutkans is significant afgenomen. “Met hetzelfde team kunnen we nu meer werk verzetten, sneller en efficiënter werken met minder handelingen”, licht Ferguson toe. Vooral het werken met materiaalbonnen en gekoppelde voorraad heeft volgens hem veel impact: “Je weet exact wat je nodig hebt, wat er op voorraad is en wat besteld moet worden. Dat voorkomt vertraging en verhoogt de leverbetrouwbaarheid en kwaliteit van dienstverlening. Cruciaal in een industrie waar kwaliteit en precisie voorop staan.”

“Calculaties werden voorheen in Excel gedaan, maar we willen toe naar één geïntegreerd systeem waarin we alle processen van offerte tot oplevering en service kunnen beheren. Dit zorgt voor meer overzicht, snelheid en minder fouten.” – Niels Ferguson, managing director ProCleanroom

Ook het CRM-gedeelte binnen Inventive is belangrijk geworden. Offertes, klantafspraken en projectinformatie zijn nu centraal beschikbaar, wat de samenwerking binnen het team bevordert en het accountmanagement verbetert. “Het systeem biedt ons de inzichten die nodig zijn om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.” Daarnaast worden besprekingsverslagen vastgelegd en gekoppeld aan klantdossiers, wat zorgt voor een consistente en gepersonaliseerde klantbenadering.

Focus op service en onderhoud

De volgende optimalisatiefase richt zich op de servicemodule, waarmee ProCleanroom het onderhoud van geïnstalleerde cleanrooms beter kan beheren. Hierin kunnen assets zoals flowkasten en cleanrooms worden geregistreerd, inclusief bijbehorende servicecontracten, ruimtes, reserveonderdelen en materiaalbonnen. Dit zorgt voor een compleet overzicht van alle geïnstalleerde systemen en hun onderhoudsstatus.

Nauwe samenwerking met ECI Software Solutions

Ferguson looft de samenwerking met ECI en de voortgang: “We hebben maandelijks contact met een vaste consultant en werken met een duidelijke backlog in Teams. Dat zorgt voor focus en voortgang”, merkt Ferguson op. “Sommige verbeteringen zijn snel door te voeren, andere vragen meer tijd. Maar de lijnen zijn kort en ECI denkt altijd mee over technische oplossingen.”

Toekomstplannen

ProCleanroom staat aan de vooravond van een nieuwe groeifase. De verwachte groei in de hightechindustrie vraagt om een schaalbaar en flexibel ERP-systeem. “Inventive groeit met ons mee. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.”