F-gassen, of gefluoreerde gassen, komen voor in airconditioning-, koel- en warmtepompsystemen. Omdat F-gassen zeer schadelijk zijn voor het milieu, zijn er Europese regels vastgesteld voor het gebruik in de F-gassenverordening (2024/573). Deze worden jaarlijks aangescherpt, om ervoor te zorgen dat er steeds minder met F-gassen gewerkt wordt. Dat vraagt veel van de koudemiddelenadministratie van installatiebedrijven: het gebruik van F-gassen in installaties moet nauwkeurig vastgelegd worden. Installatiebedrijven kunnen hierdoor tegen de grenzen van hun administratiesysteem aanlopen. Als je één van onderstaande signalen herkent, dan is het tijd om je huidige administratiesysteem te heroverwegen.
Rondslingerende papieren
Het lijkt misschien gemakkelijk om monteurs papieren formulieren of logboeken te laten invullen, maar een efficiëntere oplossing zoals een app is verstandiger. Daarmee kunnen medewerkers direct gegevens bijwerken, die zo real-time beschikbaar zijn voor collega’s. Als de app individueel ingesteld kan worden, bijvoorbeeld in de eigen taal, dan biedt het medewerkers meer gebruiksgemak. De directe verwerking en individuele instellingen maken een app minder foutgevoelig dan werken op papier. Scannen en overtypen zijn niet meer nodig en de data is veiliger, want er slingert niets meer rond. Digitalisering van een papieren workflow biedt dus veel voordelen.
Losstaande systemen
Werk je al digitaal, maar gebruik je losse systemen zoals Excel, een financieel pakket en een registratietool voor F-gassen, die je niet goed met elkaar kunt koppelen? Ook dat is een signaal dat je een flinke efficiëntieslag kunt maken. Als de voorraad, het materiaalverbruik en de gebruikte F-gassen in hetzelfde ERP-systeem geregistreerd kunnen worden, kan eenvoudig de balans opgemaakt worden tussen wat er in- en uitgaat aan koudemiddelen. Zo kun je nauwkeurig verantwoorden hoeveel koudemiddelen je bedrijf heeft ingekocht en waar deze zijn verbruikt. Wanneer je werkzaamheden uitbesteedt aan een ander bedrijf, moeten ook hun systemen naadloos integreren voor een sluitende administratie.
Lange inwerktijd
Werken met een verouderde interface, kan leiden tot langere inwerktijden voor nieuwe medewerkers. Indien het systeem niet intuïtief werkt, dan moet iedere stap in de registratie aangeleerd worden. Dat is niet praktisch voor een branche waarin veel bedrijven sowieso al met personeelstekorten kampt. Wanneer het gelukt is een nieuwe collega aan te trekken, wil je niet dat deze tijd verspilt aan onnodige administratieve taken of aan het zoeken naar informatie in de systemen. Een gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface die alleen de onderdelen toont die de medewerker nodig heeft, is daarom niet alleen fijn of handig, maar van essentieel belang.
Stap over naar een modern en gebruiksvriendelijk systeem
De overstap naar een moderner en gebruiksvriendelijker administratiesysteem verbetert niet alleen de efficiëntie en kwaliteit van de koudemiddelenadministratie, het voorkomt ook repetitieve en handmatige taken voor medewerkers. Hierdoor houden zij meer tijd over voor de kerntaken, namelijk het draaiende houden van installaties. Loop je als bedrijf tegen de grenzen aan van je administratie, overweeg dan om een volgende stap te zetten. Dat kan bijvoorbeeld met het ERP-systeem Inventive van ECI Software Solutions.
