Artikel

Slimmer plannen

Een laagdrempelig systeem van servicesoftware: offreren, plannen en factureren. Installateur Ruud Klaassen ontwikkelde zelf Service Planner. Afspraken voor ketelonderhoud worden in ‘the cloud’ gemaakt en opgeslagen, klanten kunnen wijzigen.

Service Planner is een nieuw product voor de installatiebranche, waarbij de doelgroep ligt bij de kleine bedrijven die nu nog vooral aangewezen zijn op de analoge agenda, of slechts in beperkte mate zijn geautomatiseerd. Het probleem van deze bedrijven, die vaak toch een behoorlijk aantal CV-ketels in onderhoud hebben, is dat het effectief plannen van servicebezoeken een lastige en tijdrovende klus is.

Zonde

Zonde van de tijd, ervoer Ruud Klaassen bij zijn installatiebedrijf ProfiTemp. “Je was zo twee uur kwijt in het volplannen van een dag”, zegt Klaassen. Hij ontwikkelde Service Planner, een laagdrempelige online tool voor offertebeheer, onderhoudsplanning en facturering, met name gebaseerd op effectieve klantcommunicatie met particulieren. “Het verzorgen van deze administratieve handelingen is voor een installateur die vooral op pad moet zijn, eigenlijk een noodzakelijk kwaad. Service Planner voorkomt het heen en weer gecommuniceer.”

Huisstijl

De software is in te richten in de huisstijl van het bedrijf en heeft passende e-mailsjablonen. Uitgaande van het ingevoerde klantenbestand en de onderhoudsfrequentie, maakt het systeem zelf een efficiënte planning voor de monteur, op basis van de postcode. Klanten kunnen deze afspraken zelf wijzigen door een link die in de afspraakbevestiging per e-mail versleuteld zit. Klanten krijgen ook herinneringsmails. De installateur kan de planning realtime inzien en deze aanvullen met inkomende storingen.

Offerte en factuur

De software heeft eveneens een offertemodule, waarmee de installateur op basis van producten, diensten of onderdelen pijlsnel prijsopgaves kan maken en verzenden. In de software kan de installateur zijn eigen tarieven voor uren, producten en diensten invoeren. “De klant kan de offerte ook weer online accorderen, zodat de doorlooptijd van een offerte aanzienlijk korter is”, legt Klaassen uit. Hetzelfde geldt voor de factuur: die kan na afronden van de opdracht worden opgemaakt en verzonden, zelfs vanaf de tablet van de monteur. “Indien de installateur de mogelijkheid heeft tot mobiel betalen, is na vertrek van de monteur zelfs alle administratie afgehandeld. De installateur heeft zelf een helder overzicht van offertes, facturen, klantvragen en de planning.” Inmiddels werken tien installatiebedrijven met de tool. Het product kent twee abonnementsvormen: de planningstool voor 90 euro per maand, en de variant met offerte- en facturatiemodule, deze kost een tientje meer.

Tekst: Eddy Buiting, foto: Bert Jansen

Dit artikel is verschenen in Installatie en Sanitair 302916. Klik hier voor een voordelig (proef)abonnement.