Het huren van software, oftewel gebruikmaken van Software-as-a-Service (SaaS), kan een slimme zet zijn als je je bedrijfsprocessen wilt optimaliseren zonder meteen hoge kosten te maken. Drie redenen waarom installatiebedrijven hier steeds vaker voor kiezen, zijn: voorspelbare kosten, schaalbaarheid en efficiëntie.
De meeste ondernemers beginnen een installatiebedrijf vanuit een voorliefde voor techniek en praktisch werken met de handen, niet voor zaken die IT-gerelateerd zijn. Toch kunnen ze er niet omheen: voor een efficiënte bedrijfsvoering wordt werken met spreadsheets en losse papieren al snel onhoudbaar. Professionele software is dan een noodzakelijke volgende stap. Denk daarbij aan financiële software of een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem waarin meerdere bedrijfsprocessen ondergebracht kunnen worden, zoals de inkoop- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en urenadministratie.
Voorspelbare kosten
Door Software-as-a-Service te gaan gebruiken, dus als dienst in plaats van in eigen beheer, ga je naar een abonnementsprijs, vaak maandelijks of jaarlijks. Hierdoor zijn de kosten voorspelbaar en hoef je niet te investeren in licenties, hardware en infrastructuur. Vanaf een vast bedrag per maand werk je met software in de cloud en de dienstverlener regelt de rest. De kosten voor updates, onderhoud en ondersteuning zijn doorgaans in het abonnement inbegrepen. Bovendien is de software altijd up-to-date en kun je profiteren van de nieuwste features en beveiligingsmaatregelen.
Als ondernemer is beveiliging van je data belangrijk. SaaS-aanbieders bieden uitkomst aangezien ze continu investeren in beveiligingsmaatregelen, zoals monitoring en incident response, regelmatige updates en patches, en toegangsbeheer. Daarnaast maken ze back-ups, en kunnen ze helpen bij het herstel van gegevens.
Schaalbaarheid
Software in de cloud kan op een flexibele manier meegroeien met je bedrijf, of juist afschalen op momenten dat er minder werk is. Stel dat er (tijdelijk) extra medewerkers toegang moeten hebben tot je ERP-systeem, kun je eenvoudig snel extra licenties toevoegen. De aanschaf van extra hardware is niet nodig, omdat de SaaS-leverancier de benodigde rekenkracht en opslagruimte levert om de extra vraag te verwerken.
Naast invloeden door seizoenswerk kunnen de behoeften van het bedrijf veranderen, bijvoorbeeld als je een snelle groei doormaakt en merkt dat het huidige systeem dit niet kan bijhouden. Door een SaaS-oplossing te gebruiken kunnen eenvoudig nieuwe modules toegevoegd worden.
Efficiënter werken
SaaS-oplossingen zijn cloudgebaseerd, wat betekent dat ze – mits je over een internetverbinding beschikt – altijd en overal te benaderen zijn: op kantoor, vanuit verschillende productielocaties, onderweg of vanuit huis. Hierdoor kun je optimaal samenwerken met collega’s, leveranciers of partners en real-time gegevens delen. Schaalbare ERP-software maakt het bovendien mogelijk om veelvoorkomende handmatige taken te automatiseren, waardoor de foutgevoeligheid binnen processen en data aanzienlijk afneemt.
Een SaaS-oplossing, zoals ERP-systeem Inventive van ECI, is kortom een optie die veel voordelen heeft voor installatiebedrijven. Door de zorg om alles soepel en betrouwbaar te laten draaien uit handen te geven, kun je je concentreren op de zaken die ertoe doen, zoals de bedrijfsvoering en kwaliteit van je dienstverlening. Dat brengt je bedrijf uiteindelijk verder!
Tekst: Lissa Verhoog, Product Marketing Manager bij ECI Software Solutions
