Heeft u algemene voorwaarden? Heel goed! Met die kleine lettertjes kunt u namelijk een hoop narigheid voorkomen. Maar als u de voorwaarden niet op de juiste manier gebruikt, kunt u er niet op terugvallen en is uw vangnet verloren.
Met algemene voorwaarden bepaalt u de regels van uw bedrijf. Hiermee regelt u zaken die niet direct betrekking hebben op de kernafspraken, zoals betalings- en leveringstermijnen, annulering, garanties, incassokosten en aansprakelijkheid. U hoeft dan niet bij ieder contract over dat soort zaken telkens opnieuw te onderhandelen. Algemene voorwaarden zijn van groot belang voor elk bedrijf, maar worden regelmatig niet op de juiste manier toegepast.
Financiële gevolgen
Annelieke Fenstra, jurist contractrecht bij LegalMatters.com, heeft vaak te maken met installateurs die hierdoor in de problemen raken. “In een eventueel conflict fungeren algemene voorwaarden als vangnet. Aansprakelijkheid kan in de regel in algemene voorwaarden goed worden beperkt of soms zelfs geheel worden uitgesloten. Maar als de algemene voorwaarden niet geldig zijn, kunt u hier niet op terugvallen. Met alle financiële gevolgen van dien. Terwijl dit makkelijk is te voorkomen.”
Verwijs en overhandig
Hoe moet het dan wel? Fenstra legt uit dat het belangrijk is dat op documenten (contracten, offertes, opdrachtbevestigingen) de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing moeten worden verklaard. Een verwijzing alleen volstaat niet. De voorwaarden moeten ook aan de klant worden overhandigd. In ieder geval vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. “Het is daarom aan te raden om de voorwaarden door de klant te laten ondertekenen of paraferen. Of zorg dat ze op één A4-tje passen, zodat ze op de achterkant van een offerte of contract passen.”
Website
Fenstra waarschuwt dat alleen naar de website verwijzen waar de algemene voorwaarden staan, niet voldoende is. “De klant moet in de gelegenheid zijn geweest om de voorwaarden in te zien voordat hij afspraken maakt. U kunt in een e-mail de voorwaarden als PDF-bestand toevoegen. Of in de e-mail een hyperlink opnemen die linkt naar de algemene voorwaarden op de website. De andere partij moet de voorwaarden dan wel kunnen opslaan.”
Battle of forms
Wanneer u onderhandelt met een zakelijke opdrachtgever zijn er mogelijk twee sets van algemene voorwaarden in het spel: de battle of forms. Wilt u dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn? Verwijs dan als eerste naar uw voorwaarden. Is de andere partij eerder? Dan is er nog een uitweg. “Wijs die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand. Maakt de andere partij daar vervolgens geen bezwaar tegen, dan zijn uw algemene voorwaarden alsnog van toepassing op de afspraken.”
Het is verstandig om algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank, zodat geen discussie kan ontstaan over de inhoud ervan.
Over LegalMatters
LegalMatters.com bedient alle rechtsgebieden waar ondernemers mee te maken krijgen. In december 2014 opgericht door Piet-Hein Boekel en Albert Oegema is het bedrijf gevestigd in het hart van Amsterdam. Er werken momenteel dertig juristen.
Tekst: LegalMatters.com, foto: Jan Willem Schouten
Klik hier voor een voordelig (proef)abonnement op Installatie en Sanitair
