Natuurlijk, een installateur is geen administrateur. Maar daar gaat het wel steeds meer op lijken. Neem alleen al de Wet Kwaliteitsborging (Wkb) die eraan komt. Of het materiaalpaspoort om meer circulair te gaan werken. We zullen steeds meer werkzaamheden en gebruikte materialen verplicht vast moeten leggen. Maar hoe doe je dat op een slimme manier? Zonder dat het veel tijd en gedoe oplevert?
Simpele manier
“Ach, het zou mijn tijd wel duren”, hoor ik installateurs soms zeggen, die nog maar een jaar of tien hoeven te werken. Maar dat is wel een beetje de kop in het zand steken. Want er komt de komende periode heel veel verplichte wetgeving op ons af, waar je als installateur niet onderuit kunt. Anderzijds wil je ook nu al kunnen aantonen – bijvoorbeeld door middel van gemaakte foto’s – dat je een installatie gewoon deugdelijk geïnstalleerd hebt. Dat voorkomt achteraf een hoop gedoe en onterechte claims.
Maar hoe zorg je er nou voor dat je de registratie van je werkzaamheden op een zo simpele manier doet? Gewoon, door die administratie voor de monteur zo makkelijk mogelijk te maken. Dat begint met een goede mobiel, waarmee hij foto’s van de installaties kan maken. Belangrijk daarbij is dat de monteur die foto’s niet ingewikkeld naar kantoor hoeft te mailen. Die moeten eenvoudig – met één druk op de knop – in de juiste map van het juiste project kunnen worden gezet. Zonder dat het veel tijd kost. Datzelfde geldt voor aantekeningen. Zorg ervoor dat alle administratie direct digitaal in de juiste map terecht komt. En moeten er telkens dezelfde vinkjes worden gezet, kijk hoe je dat automatiseert.
Automatisering
Je begrijpt het al: bij de administratie en registratie van de werkzaamheden is een belangrijke rol weggelegd voor automatisering en software. Daarbij zijn een paar dingen erg belangrijk. Probeer in het begin goed het proces te ontrafelen. Oftewel, hoe en wat is de makkelijkste manier om werkzaamheden vast te leggen? Benader dat niet alleen vanaf kantoor, maar betrek je monteurs erbij. Want zij zijn degenen die met het systeem moeten werken. Plan daarvoor één of meerdere sessies in, waarbij dus alle betrokken afdelingen en disciplines betrokken zijn.
Besteed verder voldoende tijd en aandacht aan de introductie van een nieuw registratiesysteem. Dus dat de monteurs ook echt goede uitleg krijgen, heel praktijkgericht. Met bijvoorbeeld een aantal terugkombijeenkomsten, waardoor ze de mogelijkheden van het systeem nog beter gaan gebruiken en er geen geheimen meer zijn. Ze moeten het als het ware leuk gaan vinden! En ga ook een keer bij een collega-installateur kijken, die dit proces al goed voor elkaar heeft. Daar word je altijd wijzer van.
Trots
En dan zijn we waar we willen zijn. Je ziet de registratie en administratie dan niet langer meer als gedoe. Sterker nog, een gemaakte foto van een tof project kan ook heel goed gebruikt worden voor op Facebook, LinkedIn of een bedrijfspresentatie. Om te laten zien wat voor mooie opdracht er is uitgevoerd. Als een monteur zijn foto ergens terugziet, zorgt dat ook voor een beetje trots bij hemzelf. Mijn belangrijkste tip? Kijk met elkaar hoe je de registratie van je werkzaamheden een beetje leuk maakt.
